勤怠管理システムを作りながらスプレッドシート基礎知識や関数を学ぼう

こんにちは、たま(@closuppo)です。

「作りながら学ぼう」シリーズ第一弾!

シリーズ連載を通して「勤怠管理システム」を作りながら、Googleスプレッドシートの基礎知識について解説していきます。

スプレッドシートの関数や書式設定など、 即戦力に必要なスキル が学べます。業務効率化・スキルアップにぜひお役立てください!


タマ

スプレットシートに興味はあるけど、何から学べばいいのか?何ができるようになればいいのか?分からないという方はぜひ参考にしてください!

※スプレッドシート初心者向けの学習を目的とした連載記事となります。勤怠管理システムの実用性には期待しないでください。


シリーズ全編で学ぶ項目

  • 表示形式の変更
  • 文字・背景色の変更
  • 枠線の変更
  • 条件付き書式設定
  • データの入力規則
  • 演算子
  • 絶対参照
  • TEXT関数
  • DATE関数
  • OR関数
  • IF関数
  • SUM関数
  • COUNTA関数
  • COUNTIF関数
  • ArrayFormula関数
  • VLOOKUP関数


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目次

勤怠管理システムの概要

まずはじめに、スプレッドシートで作る勤怠管理システムが「どのような画面で」「どのようなことができるのか?」全体像を見ていきましょう。

今回は3つのページを作成していきます。

 ①設定シート
 ②シフト入力シート
 ③勤怠管理シート

この①~③ページを作成することで勤怠システムが完成します。

各メンバーの稼働時間が自動集計され、曜日や日付けを設定するだけで休日のセル背景色が自動変更される仕組みとなっています。

それでは、それぞれのシートを見ていきましょう。


①設定シート

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勤怠管理設定画面

このページは稼働月や休日を管理するためのシートとなります。項目を記入するだけで特に難しい作業はしません。

後から作成する「②シフト入力シート」「③勤怠管理シート」はこのシートの条件に沿って作成していきます。


②シフト入力シート

spreadsheet-study1

個別に勤務時間を記入するページです。

出退勤や休憩時間を手入力すると稼働時間や残業時間が自動反映され、休日は自動でセル背景が変更されます。

このページ作成では以下スキルが身につきます。

  • 別ページから値を参照する。
  • IF関数やOR関数を使ってカレンダー自動表示する。 
  • 稼働時間を自動計算する。
  • IF関数を使って残業時間を自動計算する。
  • ArrayFormula関数を使って一つの数式で複数のセルをまとめて計算する。
  • COUNTA関数を使って出勤回数を自動集計する。
  • SUM関数を使って稼働時間や残業時間を自動集計する。
  • COUNTIFS関数を使って欠席回数を自動集計する。
  • データの入力規則を設定しプルダウンリストを作成する。
  • 日付や時間帯などの書式設定を変更する。
  • 文字色、背景色、枠線を変更し表をデザインする。
  • 条件付き書式設定を使って、土日や祝日などの休日を自動でセル背景色を変更する。

③勤怠管理シート

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勤怠管理画面

各メンバーの勤怠実績を一覧で管理するページです。

個々の稼働時間や出勤回数などの集計値が自動反映されます。

このページ作成では以下スキルが身につきます。

  • VLOOKUP関数を使って別シートの値を参照する。
  • 絶対参照を使ってセルを固定し数式をコピーする。
  • VLOOKUP関数とINDIRECT関数を使って数式をコピーし、まとめて別シートの値を参照する。

まとめ

今回はGoogleスプレッドシートで作る勤怠管理システムの概要についてお伝えしました。

システムを作りながら学ぶことで 関数の使い方や応用するイメージが湧き、効率よく学習 することができます。シリーズを通して業務効率化やスキルアップにつなげてください!

次回は、セル・参照・行列・演算子などのスプレッドシートを使う現場でよく使われる専門用語についてお伝えします。