スプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法(データ入力規則)

1日で学べるスプレッドシートの教科書

シリーズ連載を通して「Google スプレッドシートの基礎」を解説しています。


こんにちは、たま(@closuppo)です。

今回は「第12回:スプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法」について説明していきます。

データ入力規則の機能を使ってプルダウンリスト(ドロップダウン)を作る方法を学びましょう。


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目次



まずはじめに

定形文や繰り返し入力など、ある程度決まった入力データがある場合はプルダウンリストが便利です。

クリックするとリストが現れ、そのリスト中にある項目から選択入力することで入力作業のミスを防ぐことができます。

勤怠シートの下図サンプルシートを使ってプルダウンリストを作成する方法について解説していきます。

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サンプルシート

たま

テンプレートを用意しているのでコピーしてご活用ください!


プルダウンリストを作成する

データ入力規則の機能でプルダウンリストを設定することができます。

プルダウンリストは2つの方法で設定することができます。

  • 直接指定してプルダウンリストを作成する
  • セル範囲からプルダウンリストを作成する

プルダウンリストから【欠勤】【遅刻】【早退】のどれかしか入力できないようにしていきましょう。


直接指定してプルダウンリストを作成する

プルダウンを設定したいセル範囲を選択し、メニューバーのデータからデータの入力規則を選択してください。

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条件欄の選択項目からリストを直接指定を選択してください。

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右の欄にプルダウンに表示させたい文言を,(カンマ)区切りで入力します。

今回は【欠勤,遅刻,早退】と入力してください。

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設定したセルの右側に▼が表示され、プルダウン3つのリストから選択できるようになりました。

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セル範囲からプルダウンリストを作成する

事前にプルダウンの中身となる項目を作成しておきます。

下図のように、シートのセル範囲「H2:H4」に【欠勤】【遅刻】【早退】と入力してください。

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次に、プルダウンを設定したいセル範囲を選択し、メニューバーのデータからデータの入力規則を選択してください。

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条件欄の選択項目からリストを範囲で指定を選択し、その右の入力ボックスに事前に作成しておいたリスト部分のセル範囲を入力してください。今回は別シートのセル範囲「H2:H4」と入力します。

ここで指定したセル範囲に入力された項目がプルダウンリストとして表示されるようになります。

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下記のように入力ができたら保存ボタンをクリックしてください。

設定したセルの右側に▼が表示され、プルダウンの3つの選択肢から選ぶことができるようになりました。

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プルダウンの解除、削除する

プルダウンリストを解除したいセルを選択し、メニューバーのデータからデータの入力規則を選択してください。

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入力規則を削除ボタンをクリックしてください。

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プルダウンリストが削除されました。

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まとめ

  • データメニューのデータ入力規則からプルダウンリスト(ドロップダウンリスト)を設定することができる。
  • プルダウンリストの表示する項目は直接指定できる。
  • セル範囲に入力されているデータをプルダウンリストに指定できる。
  • データメニューの入力規則からプルダウンリストの解除ができる。

Googleスプレッドシートでプルダウンリストを作る方法についてお伝えしました。

プルダウンリストを使用することで、あらかじめ設定した項目から選択できるようになるためデータ入力が楽になり誤字を減らすことができます。

定形文や繰り返し入力など、ある程度決まった入力データがある場合はプルダウンリストを活用して仕事の効率をあげましょう。